Onderwijsinstellingen werken dagelijks met veel gevoelige persoonsgegevens. Denk aan leerlingdossiers, medische gegevens, toetsresultaten en adresinformatie. Al deze gegevens zijn noodzakelijk voor goed onderwijs, begeleiding en administratie. Echter brengen ze ook risico’s met zich mee. Onzorgvuldige omgang met deze gegevens kan leiden tot datalekken. In de praktijk blijkt dat dit regelmatig gebeurt. Een klein foutje, zoals een verkeerd verzonden e-mail of een onbeveiligd apparaat, kan al grote gevolgen hebben. Het is daarom belangrijk dat scholen bewust omgaan met gegevensbescherming. Niet alleen vanuit hun wettelijke plicht, maar ook uit zorg voor leerlingen, ouders en medewerkers.
Wat is een datalek?
Een datalek is een incident waarbij persoonsgegevens verloren gaan of onbedoeld toegankelijk zijn. In het onderwijs gaat het vaak om menselijke fouten:
- Een e-mail met leerlinggegevens naar de verkeerde ouders.
- Een gestolen laptop zonder wachtwoord.
- Een onbeveiligde USB-stick die zoekraakt.
- Onjuiste rechten in Magister of Somtoday.
- Een phishing-aanval waarbij een account wordt misbruikt.
Volgens Kennisnet is onzorgvuldig gedrag vaak de oorzaak van de meeste datalekken. Daarom is alertheid in de dagelijkse praktijk noodzakelijk.
Waarom zijn datalekken in het onderwijs zorgelijk?
Elke school beheert duizenden persoonsgegevens van betrokkenen. Leerlingen, ouders en medewerkers vertrouwen op een veilige verwerking. Een datalek kan leiden tot verlies van dit vertrouwen en kan in bepaalde gevallen zelfs leiden tot juridische claims en reputatieschade. Volgens de AVG zijn scholen verplicht om gegevens te beschermen en incidenten te melden. Datalekken moeten binnen 72 uur gemeld worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Meldplicht geldt ook bij risico’s voor betrokkenen, zoals identiteitsfraude of reputatieschade. Soms moeten ook de betrokkenen worden ingelicht.
Wat moet je doen bij een datalek?
- Meld het incident direct bij de Privacy Officer.
- Twijfel je? Meld het toch. Vroegtijdig melden beperkt schade.
- Onderneem actie. Denk aan het intrekken van een e-mail of het wijzigen van wachtwoorden.
- Evalueer het incident. Bespreek de oorzaak en leer ervan.
Wat doet een Privacy Officer?
De Privacy Officer (PO) is verantwoordelijk voor het coördineren van informatiebeveiliging en privacy (IBP) binnen de onderwijsinstelling. Deze professional bewaakt de naleving van de AVG en begeleidt medewerkers bij vragen over gegevensbescherming. De PO ondersteunt bij het voorkomen van datalekken en neemt een centrale rol in de afhandeling ervan. Door kennis te delen en processen te verbeteren, draagt de PO bij aan een veilige informatiecultuur binnen de school. Deze functie is belangrijk voor de aanpak en voorkoming van datalekken. De PO:
- Beoordeelt meldingen van datalekken.
- Adviseert over maatregelen.
- Onderhoudt contact met de AP.
- Helpt bij het opstellen van het privacybeleid.
- Coördineert voorlichting en security awareness trainingen.
- Houdt toezicht op naleving van de AVG.
De Privacy Officer is benaderbaar voor allerlei privacyvraagstukken en is zichtbaar voor collega’s.
Het Normenkader IBP
Het Normenkader Informatiebeveiliging en Privacy (IBP) is een hulpmiddel voor scholen. Het biedt richtlijnen voor veilig omgaan met informatie. Het Normenkader IBP helpt bij het opstellen van beleid, het beoordelen van risico’s en het organiseren van beveiligingsmaatregelen. Daarmee ondersteunt het Normenkader scholen in het borgen van privacy en informatiebeveiliging in de praktijk.
Nieuwe inzichten uit recent onderzoek
Uit recente onderzoeken van Kennisnet en SURF blijkt dat het aantal datalekken in het onderwijs toeneemt. Vooral menselijke fouten zijn de oorzaak. Ook blijkt dat veel scholen nog onvoldoende voorbereid zijn op cyberincidenten. PO spelen een centrale rol in het versterken van digitale weerbaarheid. Zij moeten actief het belang van privacybewustwording benadrukken in alle lagen van de organisatie. Dit is bovendien verplicht volgens het Normenkader IBP, dat scholen aanmoedigt om structureel te investeren in kennis, houding en gedrag rondom privacy. Dat vraagt om herhaling, voorbeeldgedrag en duidelijke communicatie Door trainingen te organiseren, communicatie te verbeteren en risico’s bespreekbaar te maken, bevorderen zij veilig gedrag. Structurele aandacht voor privacy maakt medewerkers alert en betrokken. Zo groeit het besef dat gegevensbescherming een gedeelde verantwoordelijkheid is.
Tips om datalekken te voorkomen
- Controleer e-mailadressen zorgvuldig.
- Gebruik tweestapsverificatie.
- Sla geen persoonsgegevens op losse USB-sticks op.
- Beveilig apparaten met sterke wachtwoorden.
- Meld verdachte situaties altijd.
- Gebruik een afgeschermde docentomgeving voor gevoelige documenten.
- Deel leerlinggegevens alleen via beveiligde systemen.
- Zet schermen op vergrendeling bij het verlaten van het lokaal.
- Zorg dat papieren dossiers veilig worden opgeborgen.
- Werk alleen met tools die goedgekeurd zijn binnen het privacybeleid van de school.
Training voor Privacy Officers
Voor wie zijn of haar kennis wil verdiepen, zijn er zowel klassikale als online trainingen beschikbaar voor Privacy pro in het onderwijs. Deze trainingen bieden:
- Inzicht in de AVG en meldplicht.
- Praktische handvatten voor beleid.
- Casussen uit de onderwijspraktijk.
- Uitwisseling van ervaringen met collega’s.
- Flexibiliteit in leren, afgestemd op jouw agenda.
Praktijkopleiding Privacy Officer (klassikaal)
Training Privacy Officer (online)
