Gemeenten verwerken dagelijks grote hoeveelheden gevoelige persoonsgegevens van inwoners: denk aan adresgegevens, BSN-nummers, belastinginformatie en soms zelfs medische of sociale gegevens. Juist daarom zijn gemeenten een aantrekkelijk doelwit voor cybercriminelen. Informatieveilig werken is dus erg belangrijk.
Ambtenaren spelen hierin een belangrijke rol: hun zorgvuldige omgang met gegevens bepaalt direct de veiligheid van de gemeente. Een Privacy Officer kan richting geven, maar de veiligheid staat of valt met de verantwoordelijkheid van alle medewerkers. Hieronder lees je over 5 kwetsbare werkplekken waar ambtenaren extra alert moeten zijn.
1. Flexwerkplekken en werken buiten het gemeentehuis
Hybride werken is inmiddels standaard. Of je nu in de trein zit, in een koffiezaak werkt of in een flexruimte van de gemeente. Overal kan iemand meekijken op je scherm of je gesprekken opvangen.
???? Tips:
- Gebruik nooit een gedeelde computer voor werk.
- Maak altijd gebruik van een veilige netwerkverbinding (bij voorkeur via VPN).
- Bespreek nooit vertrouwelijke zaken in openbare ruimtes.
- Houd documenten en apparaten altijd bij je.
2. Je computer en digitale werkplek
Een slordig bureaublad of een computer zonder updates kan een risico vormen. Daarnaast is een onbeveiligd scherm een open uitnodiging voor datadiefstal.
???? Tips:
- Zorg voor sterke wachtwoorden en gebruik multifactorauthenticatie.
- Vergrendel je scherm altijd als je je werkplek verlaat.
- Ruim regelmatig je bestanden op en verwijder verouderde software.
- Gebruik een wachtwoordmanager voor veilig en efficiënt beheer.
3. Gedeelde ruimtes in het gemeentehuis
Printerruimtes, vergaderzalen en kantines zijn plekken waar informatie makkelijk blijft liggen. Denk aan printjes met persoonsgegevens of een whiteboard vol aantekeningen.
???? Tips:
- Laat nooit documenten achter bij printers of in vergaderruimtes.
- Wis whiteboards en schermen na gebruik.
- Wees alert op bezoekers die zich vrij bewegen. Spreek onbekenden altijd aan.
- Deel gevoelige informatie nooit terloops bij de koffieautomaat.
4. Je bureau
Een ‘clean desk’-beleid is erg belangrijk om gevoelige gegevens te beschermen. Losse dossiers, notities of USB-sticks kunnen makkelijk in verkeerde handen vallen.
???? Tips:
- Ruim je bureau na gebruik op: “bureau leeg, kast op slot”.
- Bewaar papieren en mappen in afgesloten kasten.
- Minimaliseer het aantal fysieke documenten en digitaliseer waar mogelijk.
5. Aan de telefoon en in gesprekken
Niet alleen digitale, maar ook mondelinge informatie kan onbedoeld in verkeerde handen vallen. Gesprekken kunnen makkelijk worden opgevangen door collega’s, bezoekers of in openbare ruimtes.
???? Tips:
- Let op je omgeving bij het voeren van vertrouwelijke telefoongesprekken.
- Gebruik altijd een beveiligde verbinding (VPN, geen openbare wifi).
- Deel geen gevoelige documenten via onbeveiligde e-mail of externe tools.
Het belang van een Privacy Officer en security awareness
Een Privacy Officer binnen de gemeente houdt toezicht op naleving van de AVG en adviseert over processen en risico’s. Maar techniek en beleid alleen zijn niet genoeg. Privacybewustzijn bij ambtenaren is de sleutel tot informatieveiligheid.
Daarom is structurele training in security awareness erg belangrijk. Door praktijkgerichte trainingen leren ambtenaren hoe ze veilig omgaan met informatie, welke risico’s er zijn en hoe ze incidenten kunnen voorkomen.
Conclusie
Informatieveilig werken is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van alle ambtenaren binnen de gemeente. Door alert te zijn op deze 5 kwetsbare werkplekken, samen te werken met de Privacy Officer en te investeren in security awareness-trainingen, bouw je aan een veilige gemeente waarin inwoners erop kunnen vertrouwen dat hun gegevens in goede handen zijn.
