Zorg- en welzijnsorganisaties verwerken dagelijks veel gevoelige informatie. Denk aan patiënt- of clientgegevens, behandelplannen of financiële dossiers. Deze data vraagt om zorgvuldige bescherming. Toch gebruiken veel professionals nog altijd e-mail om die gegevens te delen. E-mail lijkt snel en handig, maar het is risicovol. Onbeveiligde e-mails zijn kwetsbaar, omdat ze vaak via open netwerken worden verzonden. Ze zijn dus gevoelig voor onderschepping. In dit artikel lees je waarom veilig gegevens delen zo belangrijk is. Je krijgt praktische tips en ontdekt welke oplossingen passen binnen jouw organisatie.
Onbeveiligde e-mail brengt grote risico’s met zich mee
Veel medewerkers sturen onbewust gevoelige gegevens via de gewone e-mail. Die e-mails zijn meestal niet versleuteld en kunnen dus door cybercriminelen onderweg onderschept worden. E-mail is bovendien een populair kanaal voor cybercriminelen. Ze gebruiken phishingmails om toegang tot systemen te krijgen of ze verspreiden malware via bijlagen.
Bewustwording als eerste verdedigingslaag
Een belangrijke stap in het verkleinen van risico’s is bewustwording. Veel medewerkers weten niet precies wat wel of niet veilig is. Heldere gedragsregels helpen daarbij.
Praktische richtlijnen voor veilig e-mailgebruik:
- Vermijd persoonsgegevens in de e-mailtekst.
- Stuur geen bijlagen met gevoelige informatie.
- Controleer de geadresseerde vóór verzenden.
- Vraag altijd om ontvangstbevestiging.
- Maak afspraken over phishing en malware.
- Sluit e-mailaccounts van vertrokken medewerkers direct af.
Zorg dat deze regels voor iedereen gelden: medewerkers, vrijwilligers én leidinggevenden.
Vermijd onbeveiligde e-mail voor gevoelige gegevens
Gebruik alleen e-mail als er géén gevoelige persoonsgegevens in staan. Is dat niet mogelijk? Kies dan een veiliger alternatief.
Interne uitwisseling: Deel links naar documenten in een beveiligde omgeving. Stuur geen bestanden als bijlage mee.
Tussen organisaties: Gebruik beveiligde mailverbindingen of versleutelde bijlagen. Verstuur het wachtwoord via een ander kanaal.
Tussen zorgverlener en cliënt/patiënt: Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens mag dat alleen als de e-mail versleuteld is en de rest van de beveiliging goed geregeld is. Informeer cliënten ook over hoe zij veilig gegevens kunnen terugmailen. Bijvoorbeeld door bestanden te versleutelen en het wachtwoord apart door te geven.
Grote bestanden delen? Kies voor een veilige cloudoplossing
Voor grotere bestanden of langdurige samenwerking is e-mail vaak ongeschikt. Gebruik liever een clouddienst met end-to-end encryptie.
Zeven tips voor veilige bestandsoverdracht:
- Versleutel bij de bron met end-to-end encryptie.
- Kies een betrouwbare provider met duidelijke privacyvoorwaarden.
- Gebruik sterke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie.
- Stel een vervaltijd in voor gedeelde links.
- Vermijd openbare wifi of gebruik een VPN.
- Controleer limieten voor bestandsomvang en opslag.
- Installeer beveiligingssoftware voor detectie van malware en onveilige links.
Geef gebruikers alleen toegang die dat nodig hebben. Deel geen onnodige kopieën, maar werk vanuit één versie.
Pas maatregelen aan op het risico
De AVG schrijft geen specifieke technologie voor. Wel moeten zorg- en welzijnsorganisaties kunnen aantonen dat ze passende maatregelen hebben getroffen.
Wordt er gebruik gemaakt van bijvoorbeeld een gratis cloudopslag waarvan bekend is dat ze data doorverkopen? Dan is dat bij medische gegevens onverantwoord.
Belangrijke vragen:
- Hoe gevoelig zijn de gegevens?
- Met wie gaan we ze delen?
- Hoe delen we ze veilig?
- Kunnen we het beperken, beveiligen of versleutelen?
Alleen zo voorkom je datalekken die jouw organisatie kunnen schaden.
Veilig gegevens delen vraagt om bewuste keuzes
Zorg en welzijn draait om vertrouwen. De privacy van cliënten, patiënten en medewerkers beschermen hoort daar onlosmakelijk bij.
Door te kiezen voor veilige methoden, goed beleid en continue bewustwording, kun je risico’s flink beperken.
Begin vandaag nog. Niet met ingewikkelde techniek, maar met duidelijke afspraken en slimme oplossingen. Zo blijft informatie daar waar het hoort: in vertrouwde handen.
Kies voor structurele privacybewustwording
Ben je op zoek naar een effectief programma om privacyrisico’s te verkleinen? Met onze aanpak Privacy365 – Zorg en Welzijn train je medewerkers continu én praktisch.
Vraag vandaag nog een demo aan en ontdek hoe het werkt.
