Het controleren van verwerkersovereenkomsten is een heel belangrijk onderdeel van informatiebeveiliging en privacy. Elke organisatie werkt met externe partijen die persoonsgegevens verwerken, zoals softwareleveranciers, cloudopslagdiensten of marketingbureaus. Zonder een compleet en actueel overzicht van deze contracten loop je risico op datalekken, juridische problemen of zelfs boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens.
De Privacy Officer speelt hierin een centrale rol. Hij of zij bewaakt het overzicht van alle verwerkersovereenkomsten, signaleert risico’s en zorgt ervoor dat de afspraken met leveranciers voldoen aan de AVG-richtlijnen én de nieuwe NIS2-verplichtingen.
Wat is een verwerkersovereenkomst en waarom moet je die controleren?
Een verwerkersovereenkomst is een contract tussen jouw organisatie en een externe partij (de verwerker) die persoonsgegevens verwerkt. Denk aan een leerlingadministratiesysteem in het onderwijs, een salarisadministratiekantoor of een clouddienst die patiëntgegevens opslaat.
Zo’n overeenkomst is verplicht onder de AVG. Hierin worden afspraken vastgelegd over onder andere:
- welke persoonsgegevens verwerkt worden en met welk doel,
- hoe de beveiliging is ingericht,
- afspraken over datalekken en meldprocedures,
- of de verwerker subverwerkers mag inschakelen,
- en wat er gebeurt met de gegevens na afloop van de samenwerking.
Risico’s bij geen of onvolledige verwerkersovereenkomst
Een ontbrekende of onvolledige verwerkersovereenkomst kan grote gevolgen hebben. Voorbeelden uit de praktijk:
- Een gemeente kreeg een datalek, omdat een softwareleverancier data opsloeg in een land buiten de EU, zonder dat dit in de overeenkomst was geregeld.
- Een zorgorganisatie kreeg een boete, omdat afspraken over de meldplicht datalekken ontbraken. Hierdoor werden betrokkenen te laat geïnformeerd.
Door regelmatig te controleren of een verwerkersovereenkomst AVG-proof is, voorkom je dat jouw organisatie kwetsbaar is en blijf je aantoonbaar compliant.
Verwerkersovereenkomsten en NIS2-verplichtingen
Het controleren van verwerkersovereenkomsten is niet alleen een eis vanuit de AVG, maar krijgt extra gewicht door de nieuwe NIS2-richtlijn. Deze Europese wetgeving legt organisaties strengere verplichtingen op rondom cybersecurity en ketenverantwoordelijkheid.
Wat betekent dit concreet?
- Je moet kunnen aantonen dat leveranciers en verwerkers passende beveiligingsmaatregelen hebben getroffen.
- Risicobeheer in de hele keten wordt verplicht: ook verwerkers vallen hieronder.
- Contracten moeten duidelijke afspraken bevatten over continuïteit, beveiliging en het melden van incidenten.
Het niet up-to-date houden van verwerkersovereenkomsten kan dus leiden tot zware sancties onder NIS2.
Privacy Officer AVG: rol bij het controleren van verwerkersovereenkomsten
De Privacy Officer is binnen veel organisaties degene die de afspraken in de praktijk bewaakt. Hij of zij:
- inventariseert welke verwerkers er zijn,
- beoordeelt of contracten voldoen aan de AVG en NIS2,
- adviseert het management bij risico’s,
- en regelt training voor medewerkers om alert te blijven op privacy en informatiebeveiliging.
Een goed voorbeeld: een Privacy Officer bij een onderwijsinstelling ontdekte dat een nieuw digitaal leerplatform geen afspraken had vastgelegd over subverwerkers. Door dit tijdig te signaleren, kon het bestuur aanvullende eisen stellen en een datalek voorkomen.
Klassikale opleiding Privacy Officer bij AVG-trainingen
Voor veel organisaties is het waardevol om een eigen Privacy Officer op te leiden. Bij de klassikale opleiding Privacy Officer van AVG-trainingen leren deelnemers precies hoe zij verwerkersovereenkomsten moeten beoordelen, juridische valkuilen herkennen en praktische processen opzetten.
Tijdens de opleiding oefen je met echte casussen, zoals:
- hoe je een verwerkersovereenkomst toetst op beveiligingsmaatregelen,
- welke vragen je moet stellen aan een leverancier,
- en hoe je overzicht houdt in een groeiend aantal verwerkers.
Na de opleiding kan een Privacy Officer zelfstandig een structuur opzetten waarmee jouw organisatie altijd AVG- én NIS2-compliant blijft.
AVG- en NIS2-compliant met sterke verwerkersovereenkomsten
Het controleren van verwerkersovereenkomsten is geen eenmalige taak, maar een continu proces. De Privacy Officer speelt hierin een centrale rol en zorgt dat jouw organisatie AVG-proof en NIS2-proof blijft.
